Sete tendências fundamentais para o mercado de Eventos no Brasil
Todo conteúdo que fala sobre tendências em eventos, acaba trazendo matérias enlatadas de sites americanos ou europeus que pouco refletem o nível de evolução do mercado brasileiro. Trazemos aqui 7 tendências que são fruto da realidade brasileira, percebidas nos corredores e nos auditórios de vários eventos que aconteceram no ano passado em nosso país, fruto de conversa com vários organizadores de eventos, tecnólogos e participantes.
É nítido que o setor de eventos inteiro está passando por um processo de transformação que já dura pelo menos uma década, fortemente tracionado pelas tecnologias da informação e comunicação. Outros fatores, impostos a todos os mercados, como o da sustentabilidade, lucratividade e atratividade também forçam a evolução do setor de eventos. Para os organizadores, isso pode ser incômodo, mas para o mercado, como um todo, é ótimo!
De certo que, todo ano, eventos nascem e morrem e isso acontece eminentemente em detrimento da sua relevância para o mercado. Como o mercado de eventos no Brasil é muito grande, existem aqueles que conseguem se arrastar por vários anos, mas não inertes à crítica dos participantes e o decréscimo do volume de receita, até o ponto em que se tornam insustentáveis. Você já ouviu falar de casos assim?
Portanto, se você é organizador de eventos, sejam eles grandes, com dezenas e milhares de pessoas, ou eventos menores, executados dentro do contexto de uma empresa, como treinamentos e convenções, por exemplo, você sabe o desafio imposto e conhece a necessidade de fazer com que o seu evento fique sempre atrativo, moderno e alinhado com as expectativas dos participantes.
Acompanhamos muito de perto o setor de eventos nos últimos 16 anos e vimos que existem inovações interessantes, como a realização de várias palestras simultaneamente dentro de um mesmo salão através do uso de fones de ouvido, projetores cada vez mais confiáveis e com maiores resoluções, sistemas de áudio a prova de falhas, hologramas, cenários cinematográficos, dentre outros.
É curioso ver também que algumas “tecnologias”, mesmo com tanta inovação no mercado, ainda sejam utilizadas em eventos, como, por exemplo, as pesquisas de satisfação dos participantes feitas em papel.
Agora, quais seriam então as tendências fundamentais para o mercado de eventos? O que não pode mais faltar no seu evento?
1) Tecnologia, Tecnologia e Tecnologia
A primeira é certamente a continuação da inserção de tecnologias da comunicação e da informação no evento, tanto antes dele acontecer, quanto durante e após seu encerramento. Isso acontece eminentemente porque as pessoas estão muito conectadas através dos seus smartphones e computadores e têm expectativas de se relacionarem em um evento com outras pessoas e com conteúdos através de metodologias também conectadas e digitais.
Realidade aumentada, realidade virtual, Big data, cloud computing, inteligência artificial, realidade mista, transmedia storytelling, aplicativo, site responsivo, redes sociais, Adwords, AdSense, quantos termos!
O que usar e o que protelar? Sim, porque não dá pra encarar tudo de uma só vez. A prioridade deve ir na direção da melhoria da experiência do visitante a ponto de aumentar seu índice de satisfação e fidelização.
É fato: aumentar o uso de tecnologia é um caminho sem volta para 100% dos organizadores de eventos. Aqui vale uma reflexão: Será que o seu evento é digital o suficiente? Será que existem elementos analógicos do seu evento que poderiam ser substituídos por soluções digitais?
Os aplicativos, por exemplo, já bem usados em eventos maiores, agora também são acessíveis a eventos menores. Inscrições online, sites e divulgação nas redes sociais são obrigatórios também. Tudo isso aponta para a realização do evento no universo digital com tanta primazia quanto sua realização física, no local, na palestra, no frente a frente com o cliente.
2) Experiência relevante
A segunda grande tendência é a de buscar entregar uma experiência relevante para os participantes do evento que seja coerente e integral. Isso não me parece ser tão novo assim, mas as pessoas querem cada vez mais novas experiências e não querem perder tempo.
Tudo do evento, desde o marketing chamando as pessoas a participarem, até o pós evento, deve comunicar de forma orquestrada e coerente o conteúdo que elas irão adquirir e isso deve engajar os participantes ativamente.
A utilização de plataformas que integram a experiência do evento antes, durante e após seus dias traz uma grande vantagem para entregar experiência integral e coerente. Isso vai na contramão de aplicativos comuns de eventos, que poucos participantes instalam, média de 15% no nosso levantamento no mercado brasileiro. O pior é o índice de desinstalação. Praticamente todos os aplicativos comuns de eventos são desinstalados pelos participantes no último dia. Isso nos dá um índice de 0% de pessoas que mantém os conteúdos do evento em seus smartphones. Isso é péssimo!
Como manter uma conexão com os participantes no longo prazo? Só pelo email, com chamadas para o blog do evento ou da empresa? Apesar de muito usada, essa modalidade já está pra lá de ultrapassada. Mas era o que se tinha até então.
Com a chegada de plataformas como o Midiacode, onde o relacionamento com os participantes perdura após o encerramento do evento, os números são bem diferentes. A média de pessoas que mantém o aplicativo em seus smartphones após os eventos, quando a aplicação é o Midiacode ou baseada na nossa tecnologia, é de 85%. Isso significa que o diálogo com o público continua após os dias em que o evento acaba e em plena era da Economia da Atenção, isso vale muito dinheiro!
A questão da experiência passa também pelo entretenimento do evento. Quão divertido ele é? O evento é atrativo? Para isso os organizadores precisam entender exatamente o que os participantes precisam, o que eles foram buscar naquele evento. Portanto, estudar as necessidades dos participantes e como isso deve se refletir na experiência do evento é mandatório para todas as empresas deste mercado.
3) Sustentabilidade
A terceira grande tendência tem a ver com a sustentabilidade e eu gostaria de entrar na questão mais ampla do termo. Podemos levar em consideração a questão do meio ambiente, poluição visual, lixo, dentre outras definições, mas podemos também falar de sustentabilidade financeira.
Na vertente mais tradicional, você já parou pra pensar a respeito da quantidade de lixo gerado pelo seu evento? A tendência aponta na direção de eventos cada vez mais limpos, gerando o mínimo de resíduos sólidos.
Um sinal inequívoco desta tendência é a criação de sacolas de conteúdos digitais. Ao invés de entregar às pessoas uma bolsa cheia de impressos, brochuras, caneta etc., os organizadores entregam códigos ao longo de todo o espaço do evento com estes mesmos conteúdos, ou links nos meios digitais e aplicativo. Essa modalidade é conhecida como digital swag bags. Os participantes podem ganhar descontos em produtos e serviços, participar de sorteios, adquirir conteúdos exclusivos, dentre outros, tudo digitalmente, tudo através de aplicativos e da web. Além da questão da sustentabilidade, a economia com impressão é relevante para as finanças do evento, com ganho na eficiência e na rastreabilidade do acesso das pessoas aos conteúdos.
Aproveitando que falei de economia, quando tratamos deste tema, podemos também falar da sustentabilidade financeira do evento, ou seja, o quanto ele é lucrativo e sustentável. No longo prazo, uma empresa que organiza vários eventos tem que se preocupar em ter um portfólio de projetos que, prospectivamente, tenha vida longa.
4) Conectividade
A quarta tendência que apontamos é a da conectividade. Um organizador de eventos me falou uma coisa interessante no ano passado. Ele me perguntou: após o credenciamento, qual é a primeira pergunta que 100% dos participantes fazem ao entrarem em um evento?
“Qual é a senha do wi-fi? Ou, tem Wi-fi aqui?”
De certo que, no Brasil, o alto valor cobrado pela internet nos locais de eventos é algo que não dá para entender muito. Existe uma parceria, se é que pode se chamar assim, entre o local do evento e a empresa que oferece internet. Dentro dos contratos firmados entre as partes, existem cláusulas que restringem que os organizadores e os expositores levem outras soluções mais acessíveis para ofertarem conectividade aos participantes. Isso faz com que vários eventos no Brasil não ofereçam acesso à internet.
Mas essa é uma situação que certamente vai mudar! Todos nós temos que buscar soluções para que as pessoas possam entrar nos eventos e terem acesso a uma internet de qualidade, até para que possam usufruir do evento de uma forma mais plena.
Cada vez mais a conectividade está sendo utilizada como parte importante da experiência dos eventos. Programações online, interações entre o público, aquisição de conteúdo etc., estão cada vez mais centrais nos eventos, o que torna a questão da conectividade uma tendência que não deve mudar.
5) Analytics
A quinta tendência que figura fortemente é a execução de eventos baseada em analytics, estatística, números!
Gerar dados e avaliá-los com frequência tomando decisões estratégicas baseadas na relação que os participantes têm com os conteúdos e com o evento de um modo geral, é uma tendência que se fortalece a cada dia. Para isso, a utilização do Big Data e Cloud Computing é quase que mandatório para os eventos, independentemente do seu tamanho. Isso porque números deflagram quais são os conteúdos que realmente fazem sentido para o público participante.
Os números servem para, além da avaliação da edição atual, fazer com que você tome decisões estratégicas para as próximas edições.
6) Protagonismo do participante
A sexta tendência é a participação ativa e o protagonismo do participante. Embora muitos palestrantes vips estejam listados, a pessoa mais importante do evento, para o visitante, é ele mesmo.
Alavancar uma participação mais ativa, dar voz a ele de alguma forma (digital, por exemplo), permitindo com que ele registre sua contribuição para o debate e de maneira com que esta interação entre para os registros do evento são formas de motivar seu protagonismo.
As pessoas querem se envolver, conversar e serem parte da solução. Participantes que querem receber conteúdos de forma passiva são cada vez mais raros. Um exemplo claro disso são eventos com dinâmicas de participação máxima do visitante, como o Campus Party e o SWSX. Ao mesmo tempo, as pessoas não têm paciência para interações vazias, sem objetivo, “somente para acordar a plateia”. Elas querem, inteligentemente, interagir e fazer trocas. Reconhecer que as pessoas tiraram horas preciosas de seu tempo para estarem ali, se torna cada vez mais importante para o evento entregar valor para elas. De novo, isso é a Economia da Atenção aplicada aos eventos!
7) Ambientes envolventes
A sétima tendência é a criação de ambientes envolventes para que o evento aconteça.
Desde o local, até a iluminação e os esquemas de circulação do evento devem ser pensados para que as pessoas se sintam confortáveis e privilegiadas por estarem naquele lugar. Conversas entre o físico e o digital dentro dos espaços são importantes para os participantes entenderem que o fato de estarem alí não os fazem perder o contato com o universo digital de conteúdos e de conexão com outras pessoas.
Painéis de comentários gerados automaticamente pela hashtag do evento, por exemplo, são formas de fazer as pessoas entenderem que o evento físico está acontecendo e proporciona a experiência digital e conectada com os participantes e as outras pessoas.
Dentro da questão da experiência completa, eu coloco também a segurança e o conforto ambiental. Existem lugares de descanso, banheiros suficientes, área de alimentação, tomadas para recarga de dispositivos móveis, áreas de convivência adequadas, uma zona para desenvolvimento de negócios comum a todos os participantes, o local tem seguranças que promovem a integridade física de pessoas e pertences?
Analisando as 7 tendências fundamentais, como está o seu evento? Ele é mais digital? É confortável? Você usa estatísticas para determinar as melhorias para a próxima edição? O ambiente é envolvente?
Existem muitos fatores que são decisivos para que seu evento mantenha-se importante ao longo dos anos e todos devem apontar para o efetivo engajamento do participante. Quanto mais engajado, mais fidelizado seu público estará e mais perene será o seu evento.
Gostou do artigo? Quer capturar e compartilhar? Baixe o aplicativo Midiacode e capture o código abaixo…
